RRZE – Projekte & Prozesse (P&P)

Das Blog der RRZE Stabsstelle "Projekte & Prozesse"

Content

gs-admin Version 3.4.9

Neu:
– Aktivierung wird nicht durchgeführt, wenn bereits ein anderer Eintrag mit gleichem Vor- und Nachnamen und Geburtsdatum aktiviert ist.
– trimmer-plugin: Leerzeichen zu Beginn und am Ende von Strings werden vor dem Speichern grundsätzlich entfernt
– Optimierungen Statistik

New:
– Activation is not performed if another entry is already activated with the same first and last name and date of birth.
– Trimmer-plugin: spaces at the beginning and end of strings are generally removed before saving
– Optimized statistics

DocDaten 2.0.2 online

Heute wurde die Version 2.0.2 der Promovierendenverwaltung online gestellt. Die Verbesserungen sind vor allem für die Mitarbeiter der Promotionsbüros relevant. So können E-Mails, mit denen Dokumente von den Promovierenden angefordert werden, nun individuell ergänzt werden.
Sichtbar für alle Nutzer der Registrierung ist die neu gestaltete kontextbezogene Hilfe.

DocDaten 2.0.2 online

Today the version 2.0.2 of the PhD-student management went online. The improvements are especially relevant for the PhD offices. E-mails, with which documents can be requested from the PhD-students can now be individually adjusted.

Visible for every user of the registration is the new designed context based help.

Release 2.0.1 der Promovierendenverwaltung online

Seit Donnerstag, 28.07.2011 um 16:00 Uhr ist die Version 2.0.1 der Promovierendenverwaltung online geschaltet. Die wesentlichen Neuerungen zur Version 2.0 sind:

  • Betreuersuche auch per Nachname
    Einzutragende Betreuer konnten bisher nur über ihren Lehrstuhl bzw. Professur ausfindig gemacht werden. Dies führte bei Promotionsbetreuungsberechtigten, die direkt an einer Fakultät oder einem Department aufgehängt waren, dazu dass sie nicht über die GUI gefunden wurden und manuell einzutragen waren. Da die Promotionsbetreuungsberechtigten jetzt auch per Nachnamensuche gefunden werden, verringert sich die manuelle Nacharbeit.
  • Vorhandene Betreuungsbestätigung bei aktiven Promovenden
    Die in Version 2.0 bereitgestellte Dokumentenprüfung hatte noch nicht realisiert, dass bei aktiven Promovenden das Dokument “Betreuungsbestätigung” immer vorhanden ist. Diese Voreinstellung ist jetzt implementiert. Durch den Freischalteprozess ist sichergestellt, dass die vom Betreuer unterschriebene Betreuungsbestätigung eingegangen ist.
  • Möglichkeit, englische Dokumenten- und Schrittnamen zu verwenden
    Nun werden in der Oberfläche und den automatischen E-Mails bei englischen Texten auch englische Dokumenten- und Schrittbezeichnungen verwendet, sofern sie in der Datenbank hinterlegt sind.
  • Verbesserte Telefonnummern der Betreuer
    Die vom Funktionenmanagement (FM) gelieferten Telefonnummern von Promotionsbetreuungsberechtigten waren teilweise durch Hash-Zeichen voneinander getrennt als eine lange Zeichenkette hinterlegt. Man einigte sich darauf, nur die erste erscheinende Telefonnummer zu übernehmen. Alte Telefonnummern in docDaten wurden dementsprechend per SQL-Skript verbessert und neu hinzukommende werden nur bis zum ersten Hash berücksichtigt.
  • Verbesserte E-Mail-Texte
    Die automatisch versendeten E-Mails enthalten nun einen Hinweis auf die automatische Generierung.
  • Gendergerechte Formulierungen
    Wo nötig wurde in der Oberfläche “Promotionsbetreuer/in” geschrieben.
  • Promovenden-Daten-Exporte für Fachanwendungen
    Einige Fakultäten verwalten noch selbst Promovenden mittels Excel-Sheets. Es wurde die Möglichkeit geschaffen, einzelne Promovenden per Knopfdruck in die jeweiligen Excel-Formate zu extrahieren, damit sie nicht manuell in die Fachanwendung eingepflegt werden müssen.
  • Lockerungen von Problemfällen
    Speziell der Problemfall “Studienfach ist ungleich Promotionsfach” führte zu sehr vielen vermeintlichen Problemfällen. Die Problemfälle der technischen Fakultät und der Wirtschaftswissenschaften wurden reduziert, indem Listen von erlaubten Fächerkombinationen vereinbart wurden. Aktuell (Stand 01.08.2011) sind nur noch 348 Problemfälle im System.

Release 2.0.1 of PhD-student management online

 

Since Thursday, 28.07.2011 at 4 pm the version 2.0.1 of the PhD-Student Management is online. The essential improvements ,compared to version 2.0, are:

 

  • Search for advisers also per surname
    so far registered advisers could only be searched via their chair or their professorship. This caused that authorized PhD-advisers, who are directly connected to a faculty or a department, that they couldn’t be found via GUI and had to be added manually. As the authorized PhD-advisers can now be found via surname search, the manual rework can be reduced.
  • Existing adviser affirmations at active PhD-students
    The in version 2.0 provided document test had not yet realized that the document “Adviser Affirmation”is always available for active PhD-students. These pre-adjustments is now implemented. With the activation process it is secured that the from the adviser signed advising affirmation has been handed in.
  • Possibility to use English document- and step-descriptions
    Now in the surface and the automatically generated e-mails  with English texts, English document- and step-descriptions are used, insofar as they are saved in the database.
  • Improved phone numbers of advisers
    The from the function management (FM) delivered phone numbers of PhD-student advisers have, partially separated with hash-signs, been deposited as a long chain of signs. It has been decided, that only the first appearing phone numbers are adopted. Old phone number in docDaten were therefore improved via SQL-script and new added numbers are now incorporated until the first hash appears.
  • Improved e-mail
    The automatically sent e-mails now have a hint for the automatic generation.
  • Gender conform formulations
    Where necessary it is now written “PhD-student adviser (female/male)”.
  • PhD-students’ data export for application
    Some faculties still manage the PhD-students via Excel-sheets by themselves. There is now the possibility to extract PhD-students by pushing the button into the according Excel form, so that they don’t have to be inserted manually into the application.
  • Loosening of problem cases
    Especially the problem case “Subject of studies is not the PhD subject” caused a lot of problem cases. The problem cases of the technical faculty and economic science have been reduced by creating lists with allowed subject combinations. At the moment (date 01.08.2011) there are only 348 problem cases in the system.

Release 2.0 der Promovierendenverwaltung (PV) online

Seit Donnerstag, 30.06.2011 um 14:00 Uhr ist die Version 2.0 der Promovierendenverwaltung online geschaltet. Nun sind alle drei Oberflächen in Grails realisiert, wodurch ein einheitliches Look & Feel zu den anderen Anwendungen der Stabsstelle erreicht wird. Die wesentlichen Neuerungen zur vorherigen Version sind:

  • Auditing
    Es wird detailliert aufgezeichnet, welcher Benutzer welche Aktion anstößt. Das Audit lässt sich über die Admin-Oberfläche ansehen.
  • Editierbare Liste der strukturierten Programme und Löschbarkeit von strukturierten Programmen
    Strukturierte Programme können neu aufgenommen und umgetauft werden. Ein strukturiertes Programm kann gelöscht werden, wenn es noch nicht bei Promovenden belegt ist, ansonsten wird ein Endedatum gesetzt und nicht mehr in der Registrierung angezeigt.
  • Automatische E-Mail bei Aktivierung von Promovenden
    Der von der PV aktivierte Promovend erhält eine automatische E-Mail, die ihn über den IdM-Loginbrief und Aktivierungsprozess informiert. Außerdem ist ein Link zur Client-Anwendung angegeben, über die der Promovend seine Daten einsehen kann.
  • Dokumentenprüfung
    Für jede Promotion sind Schritte (wie Zulassung, oder Eröffnung des Verfahrens) zu erfüllen, die verschiedene Dokumente oder Bescheinigungen benötigen. Die Dokumentenprüfung ist eine generische Lösung, um die benötigten Dokumente anzufordern bzw. abzuhaken.
  • Sichtbarkeit der Berichte
    Berichte können Admin-Gruppen zugeordnet werden und nur für diese Gruppe oder global sichtbar geschaltet werden.
  • Weitere Zustände
    Promotionen können abgebrochen oder erfolgreich abgeschlossen werden. Die abgebrochenen bzw. abgeschlossenen Promovenden sind über die Admin-Oberfläche auflistbar.
  • Automatische Verlängerung der Promovenden im IdM
    Im IdM ablaufende Promovenden werden durch einen Job automatisch verlängert. Ist eine Promotion beendet, wird dieser Mechanismus abgebrochen.
  • Einblick eines Promovenden in seinen Status
    Promovenden können über die Client-Anwendung ihren Status einsehen und den Verlauf der Dokumentenprüfung.
  • Problemfallerkennung
    Es gibt vier Arten von Problemfällen, die bei der Aktivierung eines Promovenden automatisch erkannt werden. Die Admin-Oberfläche erlaubt es, alle Promovenden eines bestimmten Problemfalles aufzulisten und die Problemart eines Promovenden zu ändern oder zu entfernen.

Daneben gab es noch weitere Änderungen an Oberfläche, Businesslogik und Datenhaltung, auch um die Performanz und Usability weiter zu erhöhen.

 

Release 2.0 of the PhD-student management (PV) online

Since Thursday, 30.06.2011 at 2 pm the version 2.0 of the PhD-student management  (Promovierendenverwaltung) is online. Now all of the three surfaces are realized in Grails, which creates a an homogenous Look & Feel with the other applications of the administrative department. The important improvements are:

  • Auditing
    It is more detailed which user triggers which actions. The audit is visible via the admin surface.
  • Editable lists of structured programs and erasability
    Structured programs can now be new gathered and renamed. A structured program can be deleted if it isn’t yet occupied by a PhD-student, otherwise an end date will be set and no longer shown in the registration.
  • Automatic activation e-mail for PhD-students
    The at the PV activated PhD-student receives an automatic e-mail, which informs her/him about the IdM-Loginletter and the activation process. Further there is a link to the client application where the PhD-student can see her/his data.
  • Proof of documents
    Every PhD-students has to take steps (such as admission or opening of the procedure), which need several documents or certification. The proof of documents is a generic solution to request the necessary documents or to check them.
  • Visibility of reports
    Reports can be assigend to admin groups and can only be made visible for these groups or globally visible.
  • Further status
    Graduations can be canceled or successfully finished. The canceled or graduated PhD-students can be listed via the admin surface.
  • Automatic extension of PhD-students in IdM
    The expired PhD-students are automatically extended in the IdM because of a job. If the graduation is fulfilled this mechanism will be aborted.
  • Insight of a PhD-student in status
    PhD-students can see their status and the course of the document proof via the client application.
  • Problem detection
    There are four kinds of problems which are detected automatically during the activation of a PhD-student. The admin surface allows to list every PhD-student with a certain problem and to change or delete the kind of problem or the PhD-student.

Besides there are further changes in the surface, business logic and data management, also to increase performance and usability.

Promovierendenverwaltung – was ist das?

Bis Mai 2010 wurden Promovierende der FAU Erlangen-Nürnberg hauptsächlich mittels Papier und Excel-Listen verwaltet. Die Verwaltung von über 1.000 Promovenden stieß mit diesem Verfahren an ihre Grenzen. Deshalb starteten im November 2009 die Entwicklungen zur Promovierendenverwaltung (PV). Die Software-Entwicklung wurde von der Graduiertenschule der FAU, vertreten durch deren Leiterin Frau Dr. Monica Mayer, in Auftrag gegeben.

Die PV ist eine moderne Webanwendung, mit der die Promotionsregistrierungen und anfallende Daten elektronisch verwaltet werden. Damit wird ein universitätsweiter zentraler Überblick über laufende wie abgeschlossene Promotionen erreicht.

Genaugenommen besteht die PV aus drei Webanwendungen:

  • Die Registrierung, zugänglich für Promovenden, zur Eingabe ihrer Daten und Herunterladen ihrer Betreuungsbestätigung als PDF. Mit Hilfe der Betreuungsbestätigung kann der Betreuer des Promovenden schnell sicherstellen und durch Unterschrift bestätigen, dass die Daten zum Promotionsvorhaben richtig sind.

 

  • Die Administrationsoberfläche zur Einsicht und Änderung der Daten und zum endgültigen Freischalten von Promovenden. Freischalten meint den Promovenden auf Seite der PV zu aktivieren und Personen- und Kontaktdaten an IdM zu liefern. Freigeschaltet wird ein Promovend, wenn er seine vom Betreuer unterschriebene Betreuungsbestätigung bei der Graduiertenschule einreicht.

 

  • Die Client-Anwendung, zugänglich für Promovenden, zur Einsicht in ihre Daten.

Die PV ist an weitere Systeme der FAU angeschlossen:

 

  • Organisationsstrukturmanagement FAU.ORG: Aus FAU.ORG werden Organisationsdaten für Professuren, Lehrstühle, Institute, Departments und Fakultäten bezogen. Diese werden bei der Auswahl der Betreuer in der Registrierung benötigt.

 

  • Identity Management (IdM): Nachdem ein Promovend freigeschaltet wurde, gelangen seine Personen- und Kontaktdaten nach IdM. Wenn der Promovend noch keinen Eintrag im IdM hat, wird dieser angelegt und ein Aktivierungsbrief zugestellt. Nach seiner Aktivierung gelangen seine Zugangsinformationen zurück zur PV. Danach kann sich der Promovend in der Client-Anwendung anmelden.

 

  • Funktionenmanagement (FM): FM liefert an die PV die Personen, die berechtigt sind, Promotionen zu betreuen. Diese können dann in der Registrierung und Administrationsoberfläche unter ihrem Lehrstuhl ausgewählt werden.

Die Administrationsoberfläche bietet konfigurierten Administratoren die Möglichkeit, BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) Berichte hochzuladen und anzusehen. Mit Hilfe dieser Berichte läßt sich ein schneller Überblick über Sachverhalte wie z. B. “Wieviele Promovenden gibt es im Durchschnitt je Betreuer in jeder Fakultät?” gewinnen.

Es gibt ein Rechtemanagement, das vorgibt, welcher Administrator Promovenden suchen, freischalten, Berichte ansehen und Berichte hochladen darf. Ferner gilt, das Administratoren bei der Suche und Berichten nur diejenigen Daten sehen, für die sie konfiguriert sind. Dies ermöglicht es, die Administrierung der Promovenden auch durch Mitarbeiter der dezentralen Promotionsbüros erledigen zu lassen.

Die PV speicherte zum 01.03.2011 die Daten von 1.191 aktiven Promovenden. Sie hat sich zur Verwaltung von Promovendendaten bewährt und soll in Zukunft noch weiter ausgebaut werden.

Wenn Sie sich selbst ein Bild von der PV machen wollen, finden Sie den Direkteinstieg unter https://www.docdaten.uni-erlangen.de/.

Promotion-Management – What is it?

Up to May 2010 PhD-students at the FAU Erlangen-Nuremberg were managed mostly via pen and paper and Excel lists. The management with this method for over 1.000 PhD-students finally reached its limits. Therefore the development of the PhD-student management started in November 2009. The software development was ordered by  FAU’s grad school, represented from the leader Ms Dr. Monica Mayer.

The promotion-management is a modern web application with which the PhD registrations and according data can be managed electronically. With this method an university-wide central overview of running as well as completed promotions can be reached.

In a closer look the promotion management consists of three web applications:

  • The registration, available for PhD-students to enter their data and to download their adviser-confirmation-form as PDF. With the help of the adviser-confirmation-form the adviser of the PhD-student assure and confirm quickly with a signature that the data for the promotion proposition are correct.

 

  • The administration surface to see and change the data and for the final activation of the PhD-student. Activation means that the PhD-student, on the side of the PV, is activated and personal and contact data are delivered. A PhD-student is activated if he/she hands in the from the adviser signed adviser-confirmation at the grad school.

 

  • The client application, available for PhD-students to view their data.

The PV is connected to further FAU systems:

  • Organizational-structure management FAU.ORG: from FAU.ORG organizational data for professors, chairs, institutes, departments and faculties are transferred. These are needed for the selection of advisers during the registration.

 

  • Identity Management (IdM): After a PhD-student has been activated, his/her personal- and contact-data are transmitted to IdM. If the PhD-student doesn’t already have an entry in IdM, one is added for him/her and an activation letter will be sent. After the activation the login data are transmitted back to PV. After that the PhD-student can log into the client application.

 

  • Function Management (FM): FM delivers the persons, who are allowed to advise the PhD-student, to the PV. Those can then be chosen in the registration and administration surface within in one chair.

The administration surface gives the possibility for configured admins to upload and read BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools) reports. With the help of those reports, a quick overview of issues, e.g. “How many PhD-students are at every faculty according to each adviser?” can be gained.

There is a right management which dictates which admin is allowed to search for or to activate PhD-students, to view and to upload reports. Furthermore it is considered that admins can only see the data within a search for which they are configured for.  This allows the administration of the PhD-students to be done by the employees of the decentralized promotion office.

The PV already saved data from 1.191 active PhD-students until 01.03.2011. It proved itself for managing the data of PhD-students and is supposed to be further enlarged in the future.

If you want to have an own view of the PV, you can find a direct entry at https://www.docdaten.uni-erlangen.de/.

Release 1.2 der Promovierendenverwaltung (PV) online

English Version
Seit 23.03.2011, 17:00 ist das Release 1.2 der PV online. Es gab folgende nach außen hin sichtbare Veränderungen:

  • Verbesserungen an Usability und Geschwindigkeit

    U. a. wurde in allen drei Web-Anwendungen (Registrierung, Admin-Oberfläche, Client-Anwendung)
    der eigene Menüpunkt Betreuer hinzugefügt und der Workflow, sowie die Performance verbessert.

  • Anpassung an das Universitätsdesign

    Es erfolgte eine Angleichung an das Corporate Design der Universität, so dass docdaten wie andere
    Webanwendungen der Universität aussieht.

  • Vereinheitlichte Betreuer (geliefert vom Funktionenmanagement (FM))

    Die Betreuer eines Promovenden wurden zuvor als Freitext eingegeben. Nun werden die auswählbaren
    Betreuer vom Funktionenmanagement geliefert, so dass nur wirklich an der FAU vorhandene Betreuer
    ausgewählt und abgespeichert werden können. Die als Freitext eingegebenen Betreuer mussten auf FM-Betreuer gematched und migriert werden. Damit verbunden wurde die Obergrenze von drei Betreuern auf beliebig viele erweitert.

  • Promotionsbüro-Mitarbeiter-Login via SSO

    Die Promotionsbüro-Mitarbeiter könne sich via SSO anmelden und sehen nur die Promovenden-Daten,
    für die sie zuständig sind. Sie können Datenänderungen durchführen, sowie Reports betrachten.
    Die Reports werden bisher nur von der Graduiertenschule hochgeladen.

  • Rechtemanagement (sowohl Datenauswahl, als auch Funktionsauswahl)

    Den Admins wurden unterschiedliche, teilweise mehrere Rollen zugeordnet, welche festlegen, ob Reports hochgeladen werden dürfen, betrachtet werden dürfen und ob Promovenden freigeschaltet werden dürfen. Des weiteren wurden die Daten, die ein Admin betrachten und bearbeiten darf auf seine Rolle eingegrenzt.

  • Konsolidierte Fächerliste für das Hauptfach des Promotionsvorhabens

    Es erfolgten Umbenennungen, Löschungen und Neuaufnahmen der auswählbaren Hauptfächer. Auch hierbei mussten Promovenden-Datensätze angepasst werden.

  • Lehrstuhl-Kurzname

    Für jeden Lehrstuhl ist ein Kurzname hinterlegbar, der z. B. in Reports angesprochen werden kann.

  • Betreueraufstellung mit Datenübersicht über jeden Promovenden

    Für jeden Betreuer wurde eine Übersicht über seine freigeschalteten Promovenden erzeugt und für jeden freigeschalteten Promovenden ein Datenblatt. Diese PDFs wurden ausgedruckt und an die Betreuer verschickt.

Daneben erfolgten noch weitere, sorgfältig konzipierte Verbesserungen an der Oberfläche und dem Backend der PV.

Release 1.2 of PhD Management (PV) is online

Since 23.03.2011, 5 PM the release 1.2 of PV is online. There are following changes which are visible to the outside:

  • Improvements on usability and speed

    Among others in all of the three web applications (registration, admin interface, client application) an own menu point advisor added and the workflow aswell as the performance has been improved.

  • Matching to University Design

    There has been a matching to the university’s corporate design to make docdaten look like the other university’s web applications.

  • Unified Advisors (delivered from Function Managment (FM))

    A PhD student’s advisor has former been entered as free text. Now there are chosable advisors delivered from the function management so that only advirors can be chosen and saved who are actually working at the FAU. The advisors entered as free text had to be matched and migrated to FM advisors. Accordingly the maximum of three advisors has been raised to indefinetely.

  • Promotion Office Employees’ Login via SSO

    The promaotion office employees can now login via SSO and only see the PhD students’ data for whom they are responsible for. They can change data aswell as look at reports. The reports have been so far uploaded by the grad school

  • Right Management (aswell as Choice of Data and Choice of Function)

    The admins have been assigned to different, sometimes multiple roles, which determine if reports can be uploaded, read and if PhD students can be activated. Furthermore data which the admin can read and modify have been constricted to his/her role.

  • Consolidated Subject List for Main Subject of PhD Plan

    There have been name changes, deletes and additions of chosable main subjects. Here also the Phd student data had to be adjusted.

  • Department Nickname

    For every department a nickname is now attributed which e.g. can be addressed in reports.

  • Advisor List with Data Overview or every PhD Student

    For every advisor an overview of his/her activated PhD students has been generated and a data sheet for every activated PhD student. These PDF forms have been printed out and sent to the advisor.

There have also been further, thoroughly concipated improvement on the surface and in PV’s backend.

Promovierendenverwaltung wird selbständig

English Version

Mit Version 5.1 von mein campus wird die Promovierendenverwaltung der Graduiertenschule der Friedrich-Alexander-Universität auf einen eigenen Internet-Auftritt ausgegliedert. Sie ist seit Mittwoch, 17.11. unter der URL https://www.docdaten.uni-erlangen.de zu erreichen.

Unter dieser Adresse können Promotionen registriert werden, registrierte und freigeschaltete Promovenden haben Einsicht in ihre Daten (Benutzername und Passwort bleiben hier unverändert). Zugleich mit der Ausgliederung hat sich auch der Funktionsumfang erweitert:

Neue Features bei der Registrierung von Promotionen:

  • Datenübernahme aus mein campus für (ehemalige) Studierende der FAU ist möglich!Nach Eingabe von Benutzername und Passwort werden persönliche Daten sowie sowie Informationen über Studiengang und -abschluss aus mein campus ausgelesen und in das Registrierungsformular übertragen.
  • Die Registrierung kann zwischengespeichert werden, woraufhin ein Link per E-Mail zugesandt wird, unter dem sie innerhalb zwei Wochen fortgesetzt werden kann. Nach zwei Wochen werden nicht vollständige Registrierungen gelöscht, um Datenmüll zu vermeiden.

Neue Features bei Dateneinsicht:

  • Eine PDF-Ansicht der Daten kann erzeugt und heruntergeladen werden.

Zudem gibt es einige neue Funktionen für die Administratoren des Systems

Wir wünschen viel Spaß mit Docdaten!

PhD Administration becomes independent

With version 5.1 of mein campus the PhD administration of the grad school of the Friedrich-Alexander-Universität will be removed to its own internet appearance. You can reach it since Wednesday, 17.11. under the URL  https://www.docdaten.uni-erlangen.de  .

Under this adress PhD-students can be registered, already registered and activated PhD-students can view their data (username and password remain unchanged here). At the same time with the new appearance the functional range has expanded:

New features at the registration of PhD-students:

  • Data transfer from mein campus for (former) students of the FAU is possible! After inserting username and password, personal data as well as information on the study course and degree can be read from mein campus and be transfered into the register form.
  • The registration process can be saved within, whereupon a link is sent vie e-mail under which the process can be continued within two weeks. After two weeks uncomplete registrations will be deleted to avoid data trash.

New features for data overview:

  • A PDF overview of data can be generated and downloaded.

Further there are some new functions for the admins of the systems.

We hope you have a lot of fun with Docdaten!