Teil II: der DINI-Workshop E-Framework
Nach Frühstück und Checkout blieben uns bis zum eigentlichen Beginn des Workshops noch ein wenig Zeit für einen kleinen Abstecher zum Beethoven-Denkmal, vorbei an der Uni ging es weiter zum HRZ der Uni Bonn – dem Veranstaltungsort des Workshops.
Den aushängenden Schildern folgend wurde der Veranstaltungsraum – der Hörsaal der Physik mit Ausblick auf eine Seenlandschaft in Pfützenform auf dem Dach des Nebenbaus – auch gleich gefunden. Nachdem wir uns einen Platz gesucht hatten, mischten wir uns noch im Foyer mit einer Tasse Tee bzw. Kaffee unter die Teilnehmer. Pünktlich um 10 Uhr wurde der Workshop eröffnet.
Nach der obligatorischen Begrüßung begannen Frau Brigitte Kreplin und Herr Henning Mohren von der Fernuniversität Hagen mit ihrem Vortrag zum Thema „Prozessuale Gesamtsicht einer Hochschule“. Zu Beginn wurde das Organigramm der Hochschule vorgestellt und die momentane Situation dargestellt. Dabei kam man auf den Punkt, dass die studentischen Verfahren wie Einschreibung, Studium, Alumni usw. alle in sich geschlossen sind und durch eigene IT-Lösungen betrieben werden. Dabei wurden Redundanzen bei der Datenhaltung aufgebaut und das Gesamtsystem erwies sich als anfällig. Daher sollte ein durchgängiges Prozessmodell erstellt werden, das sowohl den Anwendern einen Vorteil bringt, andererseits aber auch einfacher zu verwalten ist. Zusätzlich sollten für die Prozessschritte auch Zielgrößen genannt werden, um ein funktionierendes Qualitätsmanagement aufzubauen. Ein Haupttreiber für die letztendliche Umsetzung war der Bolognaprozess und Anforderungen der Hochschulleitung.
Eine der Anforderungen der Prozessabbildung war es, eine gemeinsame Sprache für die Fachanwender und für die IT-Experten zu finden. Dies wurde durch unterschiedliche Modellierungsmodalitäten erreicht. So wurden Geschäftsprozesse mit ARIS modelliert, die dann in Fachlandkarten eingebunden wurden. Daraus wurden dann Anwendungslandkarten abgeleitet, die letztendlich zu IT-Landkarten führten. Aus den Prozessabbildungen wurde letztendlich die Anforderungen herausgearbeitet und in ein Lastenheft dokumentiert.
Die Umsetzung der Modellierung wurde gemeinsam mit den externen Firmen IDS Scheer und Arcway vorgenommen. Nach anfänglichen Schwierigkeiten und einer Umgestaltung der Projektorganisation, unter anderem wurde die Hochschulleitung als Projektleitung eingesetzt, wurden die Kernprozesse der Hochschule identifiziert. Dabei wurde von oben auf die Prozesse geschaut. Da die identifizierten Kernprozesse zu zahlreich waren, hat man die wichtigsten Prozesse heraus gesucht und konkretisiert. Diese Prozesse wurden dann dokumentiert. Die Dokumentation diente als Diskussionsgrundlage in der Hochschule und zur Verfestigung der Prozesse. Nach einer erneuten Umstrukturierung der Projektorganisation, diesmal geplant aufgrund des Projektverlaufs, wurden in konkreten Projekten die Prozessbeschreibungen angefertigt und die Anforderungen identifiziert. Die Anforderungen wurden in Anforderungskataloge erfasst. Anschließend wurden ähnliche Anforderungen zu Anforderungsclustern zusammengefasst. Diese wiederum wurden zu IT-Funktionsclustern gruppiert. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse wurden in das Lastenheft aufgenommen. Auf Basis des Lastenhefts wurden von Softwareanbietern Angebote angefordert. Da ein wichtiges Projektziel die Schaffung einer konsistenten Datenbasis darstellte, war eine der Konsequenzen die Umstellung der Ablaufstruktur und ein Paradigmenwechsel. Es wird in Zukunft vermehrt auf Standards gesetzt werden, Systeme werden nicht mehr nach dem Kenntnisstand der Anwender ausgesucht, es wird ein Portalsystem eingeführt und es wird über Sourcingstrategien nachgedacht werden.
Der zweite Vortrag mit dem Thema „Lehr- und Lernprozesse an der Universität Paderborn“ wurde von Frau Dr. Gudrun Oevel präsentiert. Da die Prozesslandkarte von Lehren und Lernen an der Universität sehr vielfältig ist, war es ein Hauptziel, diese Komplexität handhabbarer zu machen. Dafür wurden bereits 2002 Teilprojekte der Prozessbeschreibung und -erfassung gestartet. Der Weg führte dabei über ein elektronisches Vorlesungsverzeichnis bis zur Einführung der HIS-Produkte LSF, SOS und POS. 2006 wurde eine umfassende Prozessanalyse im Rahmen des Projekts Locomotion durchgeführt. Ziel dabei war es, eine alltagstaugliche, prozessbasierte E-Learning-Unterstützung aufzubauen. Dabei sollte E-Learning in die allgemeinen Geschäftsprozessen wie Modul- und Prüfungsverwaltung,Wissensorganisation oder Kompetenzentwicklung eingebunden werden und durch IT-Integration unterstützt werden. Das Projekt PAUL bildet dabei die IT-Grundlage und basiert auf campusNet der Firma Datenlotsen, das in Zukunft die HIS-Produkte ablösen wird. Um Konflikte bei der Prozessanalyse und Anforderungsanalyse zu umgehen, wurde auf einen externen Berater zurückgegriffen. Hierbei wurde Wert darauf gelegt, dass dieser Erfahrung im Hochschulumfeld vorzuweisen hat, sodass die Wahl auf die Firma myconsult GmbH fiel.
Herr Dr. Markus Toschläger von der Firma myconsult GmbH referierte dann im zweiten Teil des Vortrages über das Thema „Referenzprozesse und Übertragbarkeit an Hochschulen“. Dabei begann er mit der Rolle von IT in Prozessen mit dem Resümee, dass der Fokus von IT-Projekten auf der Gestaltung von Prozessen liegen soll. Die IT stellt Werkzeuge bereit, um Prozesse zu unterstützen, verfolgt aber keinen Selbstzweck. Daraus ergibt sich, dass man eigentlich zwei Projekte verfolgt, das IT-Projekt und ein Reorganisationsprojekt. Diese stehen wiederum in Wechselwirkung zueinander aufgrund der Anforderungen an die unterstützende IT und der Nutzung der Möglichkeiten von der modernen IT. Ein weiterer Punkt waren die möglichen Ziele der Prozessmodellierung, wobei sich die Neugestaltung der Prozesslandschaft als der wichtigste Punkt herausstellte. Dies begründete Herr Toschläger damit, dass man die neu einzuführenden IT-Lösungen nicht auf bestehende Strukturen überstülpen soll. Ein interessanter Punkt waren die Hinweise zu Inhalt und Detaillierungsgrad bei der Modellierung. Diese sind von der jeweiligen Zielsetzung der Modellierung abhängig. So sollen Prozesse, die man ändern möchte, nicht bis in die unterste Ebene detailliert werden. Andererseits sollen gleiche Ebenen des Prozessmodells den gleichen Detaillierungsgrad aufweisen. Dann zeigte Herr Dr. Toschläger die Aspekte und Ausgestaltung von Prozessen auf, die eine Übertragbarbeit dieser beeinflussen. Organisatorische, informationstechnische, juristische oder hochschulpolitische Aspekte beeinflussen die Übertragbarkeit nachhaltig. Auf oberen Ebenen ist eine Übertragbarkeit fast immer gegeben, wohingegen auf unteren Ebenen aufgrund der detaillierten Ausgestaltung eine Übertragbarkeit nicht immer gegeben ist.
Nach der hervorragenden Gulaschsuppe zu Mittag, die uns serviert wurde, stellte Herr Dr. Toschläger noch Ausschnitte aus der praktischen Umsetzung vor. Die Modellierung wurde dabei komplett in Excel abgebildet. Die Prozessübersicht wurde als Diagramm dargestellt, die dazugehörende Detailanalyse als Liste aufgeführt. Die Detailstufe in der Detailanalyse war auf mittlerem Level. Die Tätigkeitsbeschreibungen wurden also nicht bis in das kleinste Detail aufgegliedert, sondern relativ grob gehalten. Die Detailanalyse stellte dabei bereits die Grundlage für die Umsetzung dar.
Der letzte Vortrag des Workshops behandelte einen Beispielprozess aus dem Finanzmanagement und wurde von Frank Spikermann von der Universität Bielefeld gehalten. Dort hatte man sich für die Einführung eines rein kaufmännischen Rechnungswesens entschieden. Vor der Modellierung galt es, bestimmte organisatorische Fragestellungen zu klären, wie zum Beispiel die Frage, ob es einen zentralen Waren- und Rechnungseingang gibt oder ob eine zentrale oder eine dezentrale Planung stattfindet. Viele der Punkte wurden vorab geklärt, jedoch wurden auch einige Punkte absichtlich offen gelassen. Dafür wurden dann Alternativen modelliert, anhand derer von den Projektverantwortlichen entschieden wurde, welche der Alternativen sich besser eignet. In einem der nächsten Schritte wurde eine Prozesslandkarte erstellt. Diese wurde dann in drei weiteren Ebenen immer weiter untergliedert. Für jede dieser Ebene wurden Prozessmodelle angefertigt, die von Ebene zu Ebene immer zahlreicher und detaillierter wurden. Auf der untersten Ebene fanden sich dann die Prozesse mit den zugehörenden Aktivitäten. Es wurde die Grobstruktur der Prozesse abgebildet und auch vorgelagerte Prozesse, Primärprozesse und nachgelagerte Prozesse betrachtet. Die Modelle wurden in ARIS abgebildet. Anhand des Beispielprozesses „Beschaffung“ wurde gezeigt, wie eine Auftragsbeschreibung erstellt wurde und daraus Arbeitspakete des Auftrags abgeleitet wurden. Dann wurden Rollen definiert und Rollenbeschreibungen angelegt.
Bei der Detailierung wurden die Änderungen zum Ist-Stand und die Vorteile gegenüber dem Ist-Stand mit erfasst. Damit konnten Parameter für eine spätere Qualitätssicherung bzw. Effizienzüberprüfung definiert werden. Die Hochschule hat sich mittels externer Berater Erfahrungen von außen hinzugenommen. Dies sollte sicherstellen, dass man auf breitere Akzeptanz bei Fachanwendern stößt. Allerdings wurde im Vorfeld bereits durch eine Ist-Analyse eine Akzeptanzbasis geschaffen. Bei diesem Vortrag hat sich abschließend ergeben, dass eine Übertragbarkeit der Prozesse abhängig ist vom gewählten Rechnungswesenmodell und von den Strukturen, die sich in der Universität aufgebaut haben.
Dem letzten Vortrag schloss sich noch eine allgemeine Fragerunde an und es wurde das weitere Vorgehen diskutiert. Als Resümee könnte man noch die Erkenntnis anbringen, dass Prozesse leben und daher ein funktionierendes Prozessmanagement benötigen. Um das Warten auf den Zug etwas zu verkürzen haben wir uns noch ein wenig die landschaftlichen und kulturellen Vorzüge von Bonn gegönnt. Die Rückfahrt nach Erlangen wurde nur dadurch getrübt, dass man auf das Pokalaus des FC Bayern verzichten musste.
