Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

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Update auf Version 2018.06 von HISinOne vor Start der neuen Bewerbungskampagne

Seit Mittwoch, dem 05. Dezember können sich Studieninteressierte über das campo-Portal für das Sommersemester 2019 bewerben. Von der Möglichkeit haben in den ersten Tagen bereits zahlreiche Interessenten Gebrauch gemacht.

Vor Beginn der Bewerbungskampagne zum Sommersemester 2019 wurde für unser campo-Portal ein Softwareupdate auf die Version 2018.06 der HISinOne-Software durchgeführt, die dem campo-Portal zugrunde liegt. Mit diesem Update wurden  zahlreiche Neuerungen und Fehlerbereinigungen ausgeliefert, die den Anwendern den Umgang mit dem Online-Portal erleichtern sollen.

Bei der Version handelt es ich zwar noch um den Vorgänger der aktuellsten Version 2018.12, aber aufgrund bisheriger Erfahrungen sind wir dazu übergegangen, nicht immer sofort die neueste Version zu installieren, wenn diese von der HIS eG veröffentlicht wird… zumal der Veröffentlichkeitszeitpunkt (ca. 01. Dezember) quasi immer mit unserem Beginn der Online-Bewerbung Anfang Dezember zusammenfällt und für die Integration der FAU-spezifischen Anpassungen ein Zeitraum von ca. drei Wochen anzusetzen ist.

Wann wir die aktuelle Version 2018.12 installieren werden, steht (leider) noch nicht fest… wir müssen aber in jedem Fall erst einmal die laufende Bewerbungskampagne zum Sommersemester 2019 abschließen!

Wartungsankündigung für „campo“ am Donnerstag, 27.04.2017

Aufgrund von Wartungsarbeiten wird das campo-Portal am Donnerstag, 27. April 2017 zwischen 15:00 Uhr und 19:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.

Durchgeführt wird u.a. das Update auf die HISinOne-Version 8.0.

Nach Beendigung der Wartungsarbeiten wird der entsprechende Wartungshinweis auf dem Portal entfernt und das Portal steht wieder zur Verfügung.

Wartung des Selbstregistrierungsportals am 30.06.14

Am kommenden Montag, den 30.06.2014 wird die Selbstregistrierung für Studieninteressierte der FAU zwischen 14:00 und 15:00 Uhr aufgrund von Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung stehen.

Die Studieninteressierten werden gebeten, die Wartungsarbeiten abzuwarten. Ab ca. 15:00 Uhr kann die Selbstregistrierung, die im Vorfeld der eigentlichen Bewerbung über das Online-Portal campo.fau.de erforderlich ist, wieder genutzt werden.

Wir bitten um Verständnis!

Wartungsankündigung für campo am 13.02.2014

Aufgrund eines Systemupdates wird das Online-Portal „campo“ am kommenden Donnerstag, 13. Februar 2014, zwischen 16:00 und 18:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.

Auf dem Portal wird gesondert auf das Wartungsfenster hingewiesen. Nach Ende der Wartungsarbeiten wird der entsprechende Hinweis entfernt.

Wir bitten um Ihr Verständnis!

Altbausanierung Teil 1: Der Systemcheck

Bereits seit einigen Version des QIS-Frameworks, den Online-Module der HIS-Software, gibt es die Funktion „Systemcheck“. Mit Hilfe der dort implementierten Überprüfungen sollen Fehler und Inkonsistenzen in den dem qisserver zugrunde liegenden Systemen entdeckt und für die anschließende Bereinigung aufgelistet werden. Die HIS empfiehlt die regelmäßige Durchführung des Systemchecks, um die Datenqualität des Systems hoch zu halten.

Was wird überprüft?

Ein wesentlicher Teil des Systemchecks besteht in Überprüfungen, die Datenbankinhalte betreffen. Dabei werden Einträge in den Schlüsseltabellen mit den entsprechenden Einträgen in den sospos-Tabellen abgeglichen und Datenbankeinträge auf Zulässigkeit überprüft.

  • Gibt es Prüfereinträge in den Tabellen lab (Leistungsdaten) oder porg (Organisationssätze), die nicht in der Schlüsseltabelle für Prüfer stehen?
  • Gibt es Einträge für Matrikelnummern in der Tabelle stg, die keinem existierenden Studierenden zugeordnet sind?
  • Gibt es Einträge in der Anschriftentabelle anschri, die keinen entsprechenden Eintrag in der Tabelle ident haben?
  • Gibt es Nullwerte in der Schlüsseltabelle für Abschlüsse (k_abint) oder Postleitzahlen (k_plz) oder ?
  • Entsprechen die Semestereintragungen in der Tabelle porg der Vorgabe, 5-stellig zu sein?
  • Gibt es zirkuläre Zuordnungen. d.h. Zuordnungen von Elementen direkt auf sich selbst oder innerhalb einer Kaskade wieder auf sich?

Neben den inhaltlichen Datenbanküberprüfungen werden Grundeinstellungen der Datenbank sowie des QIS-Frameworks überprüft:

  • das Encoding der Datenbank
  • die DB-Sequenzen
  • Java-Einstellungen
  • Einstellungen in der Datei dispatcherproperties

Der Systemcheck wird an der FAU in regelmäßigen Abständen durch Campus IT durchgeführt, um auftretende Inkonsistenzen zu bereinigen.

… und ganz ehrlich: natürlich treten diese immer wieder auf, denn „Jeder Mensch macht Fehler. (Das Kunststück liegt darin, sie dann zu machen, wenn keiner zuschaut.)“ (Peter Ustinov)

Curriculum Designer und „Altbausanierung“

Ein erster Workshop zur PO-Abbildung und -Migration mit HISinOne-EXA

Im Produktbereich EXA haben die Arbeiten bereits begonnen – auch wenn dies noch außen hin nicht sichtbar ist!
In einem zweitägigen Workshop mit unserer Ansprechpartnerin bei der HIS, Frau Petra Zacharias, zur „PO-Abbildung mit HISinOne“ hatten wir, die Mitarbeiter von Campus IT, einen ersten Einblick in die Thematik erhalten.

Tag 1 stand unter dem Motto „Curriculum Designer“. Dieser stellt das zentrale Tool dar, mit dem innerhalb von HISinOne Prüfungsordnungen (und auch Auswahlordnungen, z.B. für die Zulassungsverfahren) erstellt und konfiguriert werden. Mit dem Curriculum Designer wird neben dem strukturellen Aufbau einer Prüfungsordnung (vergleichbar mit einem „Organigramm“) auch das komplette Regelwerk festgelegt. Folgende Fragen geben einen kleinen Einblick in die hinterlegbaren Regeln:

  • wie berechnen sich die einzelnen Modulnoten?
  • welche Modulnoten bilden die Abschlussnote?
  • mit welchem Gewicht gehen Teilleistungen in die Berechnung der Modulnote ein?
  • welches Modul ist Voraussetzung für ein Belegung eines anderen Moduls?

Ziel der Vorstellung des Curriculum Designers war es, einen ersten Einblick zu erhalten, was möglich ist. Natürlich muss nun im Selbststudium tiefer in die Funktionalitäten eingetaucht werden. Als Hilfe für das Selbststudium und die „Forschungsarbeiten“ wurden seitens der Fachberaterin Hinweise auf Artikel im HIS-Wiki gegeben – dem zentralen Dokumentationswerkzeug der HIS.

Am Tag 2 standen die Vorarbeiten im Mittelpunkt, die im Altsystem durchgeführt werden müssen, damit die Migration bestehender Prüfungsordnungen aus dem GX-System nach HISinOne erfolgen kann. Ziel ist die Aufbereitung der bestehenden Prüfungsordnungsdaten, damit in HISinOne eine qualitativ hochwertige Datenbasis vorhanden ist. Unter dem internen Arbeitstitel „Altbausanierung“ werden hier u.a. folgende Arbeiten zusammengefasst:

  • Durchführung des QIS-Systemchecks
  • Kennzeichnung des Elementtyps von Elementen in Prüfungsordnungen
  • Kennzeichnung schriftlicher Abschlussarbeiten
  • Identifikation von Elementen ohne Zuordnungen
  • Übersicht zweckentfremdeter Datenbankfelder
  • Analyse der Generierungs- und Voraussetzungsbedingungen
  • Mapping identischer Module und Prüfungen
  • Erfassung der Modulanbieter

Mit den Arbeiten zur „Altbausanierung“ wird das Team von Campus IT eine geraume Zeit beschäftigt sein, da zum Teil intensive Recherchen und Vorarbeiten nötig sind, um an erforderliche Informationen zu kommen, diese geeignet aufzubereiten und im System zu hinterlegen.

Was sich genau hinter den einzelnen Punkten der „Altbausanierung“ verbirgt, erfahren Sie in Kürze in einem oder mehreren Folgebeiträgen.

Datenbankwartung am 02. Mai 2013

Aufgrund von Stabilitätsproblemen der sospos-Datenbank in jüngster Vergangenheit muss für kommenden Donnerstag, 02. Mai 2013 von 13.00 bis 18.00 Uhr kurzfristig eine Datenbankwartung angekündigt werden.

Während des Wartungszeitraumes ist ein Arbeiten mit SOS / POS / ZUL / BSOS / BZUL / HISISY sowie mein campus nicht möglich. Nach 18.00 Uhr steht Ihnen die sospos-Datenbank wieder zur Verfügung.

Wir hoffen auf Ihr Verständnis.

mein campus Wartungsankündigung für 04.04.2013

Aufgrund einer kritischen Sicherheitslücke im Datenbanksystem PostgreSQL (vgl. http://www.postgresql.org/about/news/1454/), das für die sospos-, moveon-, docdaten-  und chipkarten-Datenbanken eingesetzt wird, ist am kommenden Donnerstag, 04. April 2013 zwischen 15.00 und 16.00 Uhr eine Wartung erforderlich. Dabei kommt es zu mindestens einem Neustart des Servers.

Während dieser Zeit stehen die o.g. Datenbanken sowie alle darauf basierenden Dienste nicht zur Verfügung. Dies umfasst unter anderen

  • HIS-SOS, HIS-POS, HIS-ZUL, HIS-ISY, BSOS, BZUL
  • mein campus (https://www.campus.fau.de)
  • docdaten (http://www.docdaten.uni-erlangen.de)
  • gstip (https://www.campus.fau.de/gstip) – Deutschlandstipendium
  • moveon (QS-Unisolution)
  • Provisionierung der Daten für die FAUcard-Produktion

Das Ende der Wartungsarbeiten wird durch die Entfernung des Wartungshinweises auf der mein campus-Startseite bekanntgegeben. Die Verwaltungsmitarbeiter werden per E-Mail über das Ende der Wartungsarbeiten informiert.

Kombinationsstudiengänge (Praxis)

Bei der Umsetzung von Kombinationsstudiengängen in HISinOne haben wir einige Erfahrungen hinsichtlich einer Best-Practise-Vorgehensweise gesammelt, die wir hier gern weitergeben möchten. Als Beispiel sollen die Zwei-Fach-Bachelor-Studiengänge dienen, welche an der Philosophischen Fakultät der FAU angeboten werden.

Einleitend hierzu eine kurze Zusammenfassung der Begrifflichkeiten und Zusammenhänge.

Als Vollstudiengang wird in HISinOne ein Studiengang mit nur einem Studienfach bezeichnet. Kombinationsstudiengänge sind dem gegenüber Studiengänge die aus mehreren Teilstudiengängen (Studienfächern)  bestehen.

Die Teilstudiengänge haben wir aus unserer SOSPOS-Datenbank  (Generation HIS-GX und HIS-QIS) mit dem Migrations-Tool in unser HISinOne-System übertragen. An diesem Punkt fehlt jedoch noch die Festlegung welche Teilstudiengänge miteinander kombiniert werden können und in welcher Reihenfolge dies zulässig ist. Letzteres ist relevant weil bestimmte Studienfächer nur als Erstfach oder als Zweitfach studiert werden können.

In HISinOne legen wir zunächst einen Kombinationsstudiengang an (Menü Studiengänge > Studiengang anlegen > Kombinationsstudiengang anlegen) und konfigurieren dessen Grunddaten.

2013-03-19_01_Kombinationsstudiengang_anlegen

Informationen zu den Kombinationsmöglichkeiten der Zwei-Fach-Bachelor an der FAU gibt es auf dieser Website.

Dort findet man unter anderem ein PDF-Dokument mit folgender Matrix:

2013-03-19_02_Kombinationsmatrix

In der ersten Spalte sind (von oben nach unten) die Erstfächer aufgeführt. In der ersten Zeile (von links nach rechts) die Zweitfächer. Ein weißes Feld bedeutet eine zulässige Kombinationsmöglichkeit. Ein hellblaues Feld bedeutet „bedingt kombinierbar“, sprich es ist mit Studienplanüberschneidungen zu rechnen.

In HISinOne werden die zulässigen Kombinationsmöglichkeiten abgebildet. Hierzu erstellt man innerhalb eines Kombinationsstudiengangs Gruppen aus Erst- und Zweitfächern . Die Gruppen verbindet man dann über Regeln miteinander. Wir werden uns im weiteren Verlauf jedoch ausschließlich auf die roten Felder, die Kombinationsverbote, konzentrieren. Der besseren Übersicht halber, erstellen wir daher zunächst eine Variante der Matrix ohne die hellblauen (weil auch zulässigen) Felder:

2013-03-19_03_Kombinationsmatrix

Die Gruppen und Regeln leiten wir damit nach folgendem Schema aus der Matrix ab:

Als Erstes schauen wir uns die Kombinationsverbote an, die sich als rote Diagonale von links oben nach rechts unten über die Matrix erstrecken. Es handelt sich hierbei um die Kombinationsverbote, die sich dadurch ergeben, dass ein Studienfach nicht mit sich selbst kombiniert werden darf.

Dies muss man nicht explizit als Regel definieren, sondern kann es als „generelle Konvention“ in den Optionen des Kombinationsstudiengangs einstellen:

2013-03-19_04_Kombinationsstudiengang_Konventionen

Übrigens: Die im obigen Bild ebenfalls zu sehende Option „Verwerfe Kombinationen unterschiedlicher PO-Versionen = Nein“ funktionierte bei uns erst nach der Installation von Service Pack 2 für HISinOne 4.0 korrekt.

Mit der Einstellung „Verwerfe Kombinationen mit gleichen Teilstudiengängen / Fächern = Ja“ haben wir die Verbote aus der Diagonale ja bereits abgearbeitet. Für die nächsten Arbeitsschritte eliminieren wir daher diese Verbote aus der Matrix:

2013-03-19_04_Kombinationsmatrix

Nun suchen wir in der Matrix alle Erstfächer (erste Spalte von oben nach unten) die dieselben verbotenen Zweitfächer (erste Zeile von links nach rechts) gemeinsam haben. Diese bilden zusammen eine Gruppe, bestehend aus jeweils einer Teilgruppe für die Erstfächer und einer Teilgruppe für die Zweitfächer.

In der nachfolgenden Matrix haben wir die Erstfächer nach identischen Zweitfach-Verboten umsortiert:

2013-03-19_06_Kombinationsmatrix_gruppiert

Aus unserer Beispiel-Matrix lassen sich demnach folgende Gruppen identifizieren:

Gruppe Beschreibung
Gruppe 1 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 1.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Öffentliches Recht“ erlaubt ist (=Teilgruppe 1.2)
Gruppe 2 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 2.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Linguistische Informatik“ erlaubt ist (=Teilgruppe 2.2)
Gruppe 3 Alle Erstfächer (=Teilgruppe 3.1) bei denen als Zweitfach alles außer „Linguistische Informatik“ und „Öffentliches Recht“ erlaubt ist (=Teilgruppe 3.2)
Gruppe 4 Alle für das Erstfach „Linguistische Informatik“ (=Teilgruppe 4.1) zulässigen Zweitfächer (=Teilgruppe 4.2)

In HISinOne öffnen wir nun den zuvor angelegten Kombinationsstudiengang zur Bearbeitung (Menü Studiengänge > Suchen > Studiengangtyp „Kombationationsstudiengang“) und legen im Karteireiter „Kombinationsgruppen“ die oben identifizierten Teilgruppen an:

2013-03-19_07_Kombinationsgruppe_anlegen

Sind alle Teilgruppen angelegt, sieht das so aus:

2013-03-19_08_Kombinationsgruppen

Dann suchen wir alle benötigten Teilstudiengangs-Datensätze und fügen diese der Zwischenablage von HISinOne hinzu.

2013-03-19_12_Zwischenablage

Wenn alle benötigten Teilstudiengänge in der Zwischenablage verfügbar sind, wechseln wir zurück in die Bearbeitung des Kombinationsstudiengangs und fügen die Teilstudiengänge den Teilgruppen als Kindelemente hinzu.

Für die Teilgruppen 4.1 und 4.2 sieht das Ergebnis wie folgt aus:

2013-03-19_09_Gruppe_4

Nachdem alle Teilstudiengänge den Gruppen zugeordnet sind, wechseln wir zum Karteireiter „Kombinationsregel“ und legen dort für alle Gruppen (1-4) Regeln nach folgendem Schema an:

2013-03-19_10_Kombinationsregel

Damit haben wir festgelegt, welche Erstfächer (Teilgruppe x.1) mit welchen Zweitfächern (Teilgruppe x.2) kombinierbar sind. Über die Vorschaufunktion kann man die Kombinationsmöglichkeiten ggf. noch kontrollieren.

2013-03-19_11_Vorschau

Workshop zur IdM-Anbindung von HISinOne

In der vergangenen Woche trafen sich Vertreter von CampusIT, Projekte & Prozesse sowie Herr Schäfer, Berater der HIS GmbH, in Erlangen zu einem Workshop, bei dem es um die Anbindung des FAU-Identity Management-Systems (IdMS) an HISinOne ging. Beginnend mit der Bewerbungskampagne zum Wintersemester 2013/14 soll die Online-Bewerbung für zulassungsfreie Studiengänge mit dem HISinOne-Bewerbungsportal, einem Bestandteil von HISinOne-APP, durchgeführt werden. Im Rahmen des Workshops wurde vor allem der technische Ablauf bei der Erstellung von Zugängen für das HISinOne-Bewerbungsportal diskutiert. Dieser Artikel beschreibt den geplanten Ablauf, der im Rahmen des Workshops gemeinsam abgestimmt wurde.

Voraussetzung dafür, dass Bewerber(innen) ihren Studienwunsch online im HISinOne-Bewerbungsportal erfassen können, ist die so genannte Selbstregistrierung. Dabei wählen die Bewerber(innen), nach Angabe der persönlichen Daten,  ein Passwort und erhalten eine Benutzerkennung. Mit diesen Zugangsdaten können sich die Bewerber(innen) beim HISinOne-Bewerbungsportal anmelden, um ihre Bewerbungsanträge zu erfassen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt zu vervollständigen.

Unser Ziel ist, dass die Bewerber(innen) dieselben Zugangsdaten auch nach der Immatrikulation als Studierende für die Nutzung der elektronischen Dienstleistungen der FAU weiterverwenden können. Um dies zu erreichen, greifen wir auf das zentrale IdMS der FAU zurück. Für Bewerber(innen), die im IdMS noch nicht bekannt sind, reserviert dieses, nach Eingabe ihrer Stammdaten, eine neue Benutzerkennung. Bewerber(innen), die bereits einen IdM-Zugang haben, weil sie beispielsweise bereits Mitarbeiter(innen) der FAU sind und nun zusätzlich ein Studium aufnehmen möchten, melden sich mit den ihnen bekannten Zugangsdaten am IdM-Portal an und lösen dort die Einrichtung eines Zugang für das HISinOne-Bewerbungsportal aus. Dabei haben sie die Möglichkeit ihre bereits im IdMS vorhandenen Stammdaten nach HISinOne zu übertragen, ohne dass eine erneute Eingabe notwendig ist.

Das IdMS nutzt in allen genannten Fällen die in HISinOne enthaltene, gesicherte Webservice-Schnittstelle, um die Stammdaten der Bewerber(innen) nach HISinOne zu übertragen und ihre Zugänge für HISinOne einzurichten. Unmittelbar darauf wird, ebenfalls per Webservice, der Versand einer E-Mail ausgelöst, welche die erfolgreiche Einrichtung des Zugangs für HISinOne bestätigt. Durch Anklicken eines in der E-Mail enthaltenen Verifikationslinks, bestätigen die Bewerber(innen) die Korrektheit ihrer E-Mailadresse und können sich unmittelbar danach im HISinOne-Bewerbungsportal anmelden und Bewerbungsanträge erfassen.