Campusmanagement

Campusmanagement an der FAU

Inhalt

Migration der Studierendendaten nach HISinOne

In der Woche vom 02. bis 06. November 2015 wird die Studierendenverwaltung der FAU auf HISinOne (campo) umgestellt. Im Zuge dieser Umstellung werden die Studierendendaten aus dem Altsystem (basierend auf SOS-GX) nach HISinOne migriert. Nach der Umstellungswoche wird die Studierendenverwaltung mit HISinOne-STU arbeiten, dem Bereich der Studierendenverwaltung innerhalb von HISinOne.

Das bisher genutzte System HIS-SOS wird lediglich als System mit Lesezugriff weiterlaufen, um die Personenstamm- und Studiengangsdaten der Studierenden für das Prüfungsverwaltungssystem vorzuhalten. Hierzu erfolgt eine automatische Übertragung der in HISinOne-STU durchgeführten Änderungen nach HIS-SOS.

Was bedeutet das für die Sachbearbeiter?

Vor der eigentlichen Migration

In der Woche der Migration werden die Studierendendaten – nach vorheriger wiederholter Konsistenz- und Vollständigkeitsprüfung – aus dem Altsystem nach HISinOne migriert.

Während der Migration

Während der Migration kann nicht schreibend auf die Studierendendaten zugegriffen werden (Entzug der Schreibberechtigungen für alle Sachbearbeiter). Dies bedeutet, dass Änderungen, die an den Studierendendaten durchzuführen sind und in der Woche vom 02.-06.11. bei der Studierendenverwaltung (L5) eingehen (Namensänderungen, Fachwechsel, Beurlaubungen, etc.), durch L5 gesammelt werden und nach der Umstellungswoche bearbeitet werden.

Nach der Migration

Nach durchgeführter Migration wird eine erneute Konsistenzprüfung in HISinOne durchgeführt, um die korrekte Migration der Studierendendaten zu prüfen.

Mit Ende der Migrationsarbeiten wird die Studierendenverwaltung komplett auf Basis von HISinOne-STU erfolgen. Alle Änderungen an Studierenden- sowie Studiengangsdaten werden künftig in campo erfolgen. Der Zugriff von anderen Referaten auf Studierendendaten ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich. Sollte Änderungsbedarf bestehen, sind die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter des Referates L5 die Ansprechpartner.

Was bedeutet dies für Studierende?

Aus Sicht der Studierenden wird sich vorerst nichts ändern. Die Studienbescheinigungen (Immatrikulationsbescheinigung, BAföG-Nachweis etc.) werden weiterhin auf dem mein campus-Portal zum Download bereitgestellt. Erst mit der Umstellung auf das Sommersemester 2016 und die damit verbundene Rückmeldung werden den Studierenden die Bescheinigungen zu den Studiengebühren (Studentenwerksbeitrag, Semesterticket) über das campo-Portal zur Verfügung gestellt.

Hoffen wir, dass die Umstellung ohne größere Probleme durchgeführt werden kann. Drücken Sie uns die Daumen! 😉

Altbausanierung Teil 1: Der Systemcheck

Bereits seit einigen Version des QIS-Frameworks, den Online-Module der HIS-Software, gibt es die Funktion „Systemcheck“. Mit Hilfe der dort implementierten Überprüfungen sollen Fehler und Inkonsistenzen in den dem qisserver zugrunde liegenden Systemen entdeckt und für die anschließende Bereinigung aufgelistet werden. Die HIS empfiehlt die regelmäßige Durchführung des Systemchecks, um die Datenqualität des Systems hoch zu halten.

Was wird überprüft?

Ein wesentlicher Teil des Systemchecks besteht in Überprüfungen, die Datenbankinhalte betreffen. Dabei werden Einträge in den Schlüsseltabellen mit den entsprechenden Einträgen in den sospos-Tabellen abgeglichen und Datenbankeinträge auf Zulässigkeit überprüft.

  • Gibt es Prüfereinträge in den Tabellen lab (Leistungsdaten) oder porg (Organisationssätze), die nicht in der Schlüsseltabelle für Prüfer stehen?
  • Gibt es Einträge für Matrikelnummern in der Tabelle stg, die keinem existierenden Studierenden zugeordnet sind?
  • Gibt es Einträge in der Anschriftentabelle anschri, die keinen entsprechenden Eintrag in der Tabelle ident haben?
  • Gibt es Nullwerte in der Schlüsseltabelle für Abschlüsse (k_abint) oder Postleitzahlen (k_plz) oder ?
  • Entsprechen die Semestereintragungen in der Tabelle porg der Vorgabe, 5-stellig zu sein?
  • Gibt es zirkuläre Zuordnungen. d.h. Zuordnungen von Elementen direkt auf sich selbst oder innerhalb einer Kaskade wieder auf sich?
  • …

Neben den inhaltlichen Datenbanküberprüfungen werden Grundeinstellungen der Datenbank sowie des QIS-Frameworks überprüft:

  • das Encoding der Datenbank
  • die DB-Sequenzen
  • Java-Einstellungen
  • Einstellungen in der Datei dispatcherproperties

Der Systemcheck wird an der FAU in regelmäßigen Abständen durch Campus IT durchgeführt, um auftretende Inkonsistenzen zu bereinigen.

… und ganz ehrlich: natürlich treten diese immer wieder auf, denn „Jeder Mensch macht Fehler. (Das Kunststück liegt darin, sie dann zu machen, wenn keiner zuschaut.)“ (Peter Ustinov)

Curriculum Designer und „Altbausanierung“

Ein erster Workshop zur PO-Abbildung und -Migration mit HISinOne-EXA

Im Produktbereich EXA haben die Arbeiten bereits begonnen – auch wenn dies noch außen hin nicht sichtbar ist!
In einem zweitägigen Workshop mit unserer Ansprechpartnerin bei der HIS, Frau Petra Zacharias, zur „PO-Abbildung mit HISinOne“ hatten wir, die Mitarbeiter von Campus IT, einen ersten Einblick in die Thematik erhalten.

Tag 1 stand unter dem Motto „Curriculum Designer“. Dieser stellt das zentrale Tool dar, mit dem innerhalb von HISinOne Prüfungsordnungen (und auch Auswahlordnungen, z.B. für die Zulassungsverfahren) erstellt und konfiguriert werden. Mit dem Curriculum Designer wird neben dem strukturellen Aufbau einer Prüfungsordnung (vergleichbar mit einem „Organigramm“) auch das komplette Regelwerk festgelegt. Folgende Fragen geben einen kleinen Einblick in die hinterlegbaren Regeln:

  • wie berechnen sich die einzelnen Modulnoten?
  • welche Modulnoten bilden die Abschlussnote?
  • mit welchem Gewicht gehen Teilleistungen in die Berechnung der Modulnote ein?
  • welches Modul ist Voraussetzung für ein Belegung eines anderen Moduls?
  • …

Ziel der Vorstellung des Curriculum Designers war es, einen ersten Einblick zu erhalten, was möglich ist. Natürlich muss nun im Selbststudium tiefer in die Funktionalitäten eingetaucht werden. Als Hilfe für das Selbststudium und die „Forschungsarbeiten“ wurden seitens der Fachberaterin Hinweise auf Artikel im HIS-Wiki gegeben – dem zentralen Dokumentationswerkzeug der HIS.

Am Tag 2 standen die Vorarbeiten im Mittelpunkt, die im Altsystem durchgeführt werden müssen, damit die Migration bestehender Prüfungsordnungen aus dem GX-System nach HISinOne erfolgen kann. Ziel ist die Aufbereitung der bestehenden Prüfungsordnungsdaten, damit in HISinOne eine qualitativ hochwertige Datenbasis vorhanden ist. Unter dem internen Arbeitstitel „Altbausanierung“ werden hier u.a. folgende Arbeiten zusammengefasst:

  • Durchführung des QIS-Systemchecks
  • Kennzeichnung des Elementtyps von Elementen in Prüfungsordnungen
  • Kennzeichnung schriftlicher Abschlussarbeiten
  • Identifikation von Elementen ohne Zuordnungen
  • Übersicht zweckentfremdeter Datenbankfelder
  • Analyse der Generierungs- und Voraussetzungsbedingungen
  • Mapping identischer Module und Prüfungen
  • Erfassung der Modulanbieter

Mit den Arbeiten zur „Altbausanierung“ wird das Team von Campus IT eine geraume Zeit beschäftigt sein, da zum Teil intensive Recherchen und Vorarbeiten nötig sind, um an erforderliche Informationen zu kommen, diese geeignet aufzubereiten und im System zu hinterlegen.

Was sich genau hinter den einzelnen Punkten der „Altbausanierung“ verbirgt, erfahren Sie in Kürze in einem oder mehreren Folgebeiträgen.