Bei einem gestrigen Detaillierungstermin hat sich das Problem der Abbildung der Organisationsstruktur zum Risiko wenn nicht zur Gefahr entwickelt.

Die Organisationsstruktur der Universität zerfällt in zwei Teile:
1. den offiziellen, formaljuristischen Teil repräsentiert durch den Organisationsbescheid
2. die realexistierende Organisationsstruktur wie sie tagtäglich gelebt wird.

Leider ist Nr. 2 keine Obermenge zu Nr. 1. Vielmehr wurde die formale Struktur vor allem auf der untersten Ebene nicht nur um Unterebenen ergänzt.
Die ZUV sowie Zentrale Einrichtungen werden ausschließlich erwähnt eine genaue Strukturierung wird nicht dargestellt.
Fächerrepräsentierende Professuren, Interdisziplinäre Zentren, das Studentenwerk, Trägervereine und Stiftungen sowie An-Institute werden gar nicht erwähnt.

Die Letztgenannten existieren und erhalten ihre Struktur auf vielfältige Weise. Basis kann u.a. ein Genehmigungsverfahren bei der Hochschulleitung, ein Bescheid der Hochschulleitung, eine Satzung, ein Brief des Rektors oder ein Geschäftsverteilungsplan sein. Allerdings ist diese Aufzählung nicht abschließend.

Leider fehlt es an integrierten Prozessen, wie eine Gesamtabbildung der gelebten Struktur zusammen gestellt und kommuniziert wird. Zusätzlich gibt es auch keine verantwortliche Stelle, die eine Koordinierungsrolle übernehmen könnte.

Leider sind die Daten in UnivIS zwar die umfassendsten, die zur Organisationsstruktur vorliegen. Allerdings sind diese auf Grund der fehlenden information quality policy für UnivIS bezogen auf den Organisationsbescheid nicht valide. Es kommt durchaus vor, dass einem Lehrstuhlinhaber das Genehmigungsverfahren für die Lehrstuhlumbennung zu lange dauert und der Lehrstuhl vorzeitig oder vom Beschluss abweichend benannt wird. Auch werden Umordnungen vorgenommen, bevor sie durch den Organisationsbescheid abgebildet werden können.

Allerdings wären funktionierende Prozesse, klare und koordinierte Zuständigkeiten sowie valide Daten die Grundlage für eine Abbildung im Identity Management.

Für das Identity Management benötigen wir die möglichst genaue Zuordnung der Personen zu Organisationseinheiten, um die benötigten Informationen für den Ressourcen-Zugriff exakt bereitstellen zu können.

Ich habe versucht von Herrn Merker, als Verantwortlichen für den Organisationsbescheid, nähere Informationen zu der Abbildungsproblematik erhalten. Leider war Herr Merker NICHT von Herrn Schöck über das Projekt Identity Management und meine Rolle informiert.
Für ihn steht die formaljuristische Sicht auf die Universität im Vordergrund. Alle assoziierten Organisationseinheiten sollten seiner Ansicht nach vorerst nicht berücksichtigt werden und er verstand im ersten Anlauf nicht warum eine Orientierung an der täglichen Realität für Identity Management von Relevanz ist.
Er zeigte sich jedoch bereit an einem Lösungsgespräch mitzuwirken.

Es wird daher notwendig sein einen Workshop zu dieser Thematik zu organisieren.
Mit den Teilnehmenden:
– Herr Steinhäuser, CO
– Herr Merker, Referat I
– Frau Schuler-Schweiger, Hochschulplanung
– Herr Micheler, Referat III
– Herr Deinzer, DIAPERS
– Frau Tormann, UnivIS
– Herr Gebhard, Universitätsklinikum

sollen die Fragen:
– Wie entstehen verbindliche Informationen?
– Wie / Welches sind die Entscheidungsprozesse?
– Wie erfolgt die Legitimation der Organisationeinheiten? bzs. Welches sind gültige Legitimationsformen?
– Wie können Entscheidungen durchgehalten / durchgesetzt werden?
– Wie erfolgt die Festlegung der Postanschrift einer Organisationeinheit?
– Wer ist die verantwortliche / koordinierende Stelle für die Informationen der Organisationsstruktur?
diskutiert und möglichst gelöst werden.

Es müssen entsprechende Prozesse entwickelt werden. Darüber hinaus müssen nicht nur die oben genannten Fragen beantworten, sondern auch Prozesse für:
– EINE verbindliche Bezeichnung pro Organisationseinheit sowie
– verbindliche englische Übersetzungen dieser Bezeichnungen
definiert werden.

Erst auf der Basis dieser zu etablierenden Prozesse kann eine Abbildung der Organisationsstruktur im IDM erfolgen.

Darüber hinaus wird das Problem entstehen, dass die Koordination der Organisationsabbildung sowie die Organisationsabbildung selbst der Unterstützung durch ein IT-System bedürfen.
Fraglich ist, welches System diese Aufgabe leisten kann. Von Vorteil wäre es die Pflege mittels SAP zu realisieren. Allerdings ist eine kurzfristige Realisierung mehr als fraglich bis unwahrscheinlich.

Die andere Alternative wird eine Realisierung im Identity Management sein. Hier ist abzuwägen, wie langfristige eine solche Lösung angesichts eines nahenden SAP-Einsatzes ist und wieviel Ressourcen hierfür aufzuwenden sind.

Insgesamt erfordert die Thematik aber eine wesentlich intensivere Auseinandersetzung. Es bleibt abzuschätzen inwieweit dies die Analyse ausdehnen und damit die Erstellung des Fachkonzepts verzögern wird.
Das eine Verzögerung eintreten wird ist jedoch sicher!

Das Thema wird aber sofort angegangen.

Aussagen zur Realisierbarkeit lassen sich erst nach der Teststellung und der intensiveren Auseinandersetzung mit den Novell Produkten treffen. Insofern wird eine abschließende Einschätzung erst Ende Januar möglich sein.